헬스장 근로계약·매장 규정 체크리스트

"계약서요? 저희는 그냥 구두로 했는데요. 서로 다 아는 사인데요."

트레이너 두세 명, 데스크 한 명 규모의 매장에서 자주 듣는 말입니다. 그리고 실제로 대부분은 아무 일 없이 지나갑니다. 문제는 아무 일 없이 지나가지 않는 그 한 번입니다.

터질 때는 늘 비슷한 모양입니다. 사이가 좋을 때는 아무도 계약서를 찾지 않습니다. 퇴사하면서 감정이 상했거나, 인센티브 계산이 서로 다르거나, 해고 통보를 받아들이지 못했을 때 그제야 "그때 뭐라고 하셨죠"가 시작됩니다. 그 시점에 남아 있는 기록이 없으면, 매장 쪽이 불리해지는 구조입니다. 근로조건을 서면으로 남길 의무가 매장에 있기 때문입니다.

이 글은 법률 자문이 아니라 원장님이 직접 점검할 수 있는 체크리스트입니다. 기준은 개정되고 사안마다 판단이 갈리므로, 금액이 큰 건이나 이미 분쟁이 시작된 건은 반드시 노무 담당에게 확인받으시기 바랍니다.

헬스장 근로계약서를 안 쓰면 실제로 어떤 일이 생길까

가장 먼저 정리해야 할 오해가 있습니다. 근로계약서는 분쟁이 생겼을 때 이기려고 쓰는 문서가 아니라, 쓰지 않은 것 자체가 위반인 문서입니다.

근로기준법은 임금·소정근로시간·휴일·연차유급휴가 같은 핵심 조건을 서면으로 명시하고, 그 사본을 근로자에게 교부하도록 정하고 있습니다. 이를 지키지 않으면 500만 원 이하의 벌금 대상이 됩니다. 직원이 신고를 하든 근로감독을 받든, "서로 알고 있었다"는 항변은 통하지 않습니다. 문서가 없으면 없는 것입니다.

아르바이트나 주 2~3회 나오는 단시간 직원도 예외가 아닙니다. 오히려 단시간 근로자는 근무일과 근무시간까지 더 구체적으로 적도록 요구받고, 이쪽은 별도로 과태료가 붙는 구조입니다. 데스크 주말 알바라서 안 써도 된다고 생각하셨다면 그 부분부터 고치셔야 합니다.

그리고 계약서가 없을 때 실제로 더 아픈 건 벌금보다 입증 부담입니다.

세 번째 줄이 특히 큽니다. 오픈부터 마감까지 매장에 있었던 시간과, 계약상 일하기로 한 시간이 다를 때 그 차이를 설명할 근거가 계약서입니다.

상시 근로자 5인, 왜 이 숫자부터 세야 할까

체크리스트의 첫 칸은 항목이 아니라 사람 수입니다. 상시 근로자가 5인 이상인지 미만인지에 따라 적용되는 규정이 달라지고, 여기서 계산이 틀리면 나머지가 전부 틀어집니다.

왼쪽 열을 보고 "우리는 4명이니까 대충 해도 되는구나"로 읽으시면 안 됩니다. 위쪽 일곱 줄은 직원이 한 명이어도 그대로 적용됩니다. 계약서·최저임금·주휴수당·퇴직금은 규모와 무관합니다.

세는 방법에서도 실수가 많습니다. 상시 근로자 수는 지금 이 순간의 인원이 아니라 일정 기간의 연인원을 근무일수로 나눠 판단하고, 아르바이트와 단시간 직원도 포함됩니다. 원장님 본인과 동거하는 친족만으로 이뤄진 사업장은 계산이 또 다릅니다. "정직원만 세서 4명"은 대체로 틀린 계산이라고 보시는 편이 안전합니다. 트레이너 3명에 주말 데스크 알바 2명이면 이미 5인 이상일 수 있습니다.

애매하다면 5인 이상 기준으로 설계해 두는 쪽이 낫습니다. 나중에 미적용이었던 것으로 밝혀지면 손해가 없지만, 반대 방향으로 틀리면 연차수당과 가산수당을 소급해서 정산해야 합니다.

헬스장 근로계약서에 반드시 들어가야 하는 항목은 무엇일까

인터넷에서 받은 표준 양식을 그대로 쓰셔도 됩니다. 다만 아래 항목이 비어 있거나 뭉뚱그려져 있으면 있으나 마나입니다.

여기서 현장 사고가 가장 많이 나는 칸은 소정근로시간과 임금 계산방법 두 줄입니다.

소정근로시간을 "오픈~마감"으로 적어두면, 나중에 그 사이 비는 시간을 근로시간으로 볼지 휴게시간으로 볼지 다툴 때 기준이 없습니다. 휴게시간은 근로시간이 아니지만, 그 시간에 데스크를 지키거나 전화를 받아야 했다면 휴게로 인정되기 어렵습니다. 시각을 특정해서 적고, 그 시간에는 실제로 자리를 비울 수 있게 운영하셔야 문서와 현실이 어긋나지 않습니다.

트레이너를 3.3% 프리랜서로 쓰면 되는 것 아닌가

피트니스 업계에서 가장 오래된 관행이자, 가장 자주 문제가 되는 지점입니다.

먼저 분명히 해둘 것은, 계약서 제목이 '프리랜서 계약서'라고 해서 프리랜서가 되는 게 아니라는 점입니다. 근로자인지 아닌지는 실제로 어떻게 일했는지를 보고 판단합니다. 사업소득으로 3.3%를 떼고 지급해 왔더라도, 실질이 근로자였다면 나중에 근로자로 인정될 수 있습니다.

판단에 쓰이는 요소는 대체로 이런 것들입니다.

• 출퇴근 시각과 근무 장소가 매장에 의해 정해지는가
• 수업 외에 청소·데스크·상담 같은 업무를 지시받는가
• 매장 규정이나 복무 규칙의 적용을 받는가
• 고정급 성격의 금액이 있는가
• 다른 곳에서 동시에 일할 수 있는가, 아니면 전속으로 묶여 있는가
• 기구·공간·회원 같은 영업 기반을 매장이 제공하는가

주 6일 정해진 시간에 출근해서 매장 회원을 배정받아 수업하고, 데스크 당번까지 서는 트레이너는 어떤 이름으로 계약했든 근로자로 볼 여지가 큽니다. 그렇게 인정되면 퇴직금, 주휴수당, 연차수당, 4대보험료가 소급해서 따라옵니다. 한 명분만 해도 적은 금액이 아니고, 한 명이 인정받으면 같은 조건으로 일한 나머지도 같이 움직입니다.

그렇다고 모든 프리랜서 계약이 문제라는 뜻은 아닙니다. 공간만 빌려 본인 회원을 받고, 시간과 방식을 스스로 정하고, 매장 규정의 적용을 받지 않는 형태라면 위탁 계약이 맞을 수 있습니다. 핵심은 계약 형태와 실제 운영을 일치시키는 것입니다. 근로자처럼 쓰면서 프리랜서로 신고하는 조합이 제일 위험합니다.

지금 3.3%로 처리 중인 인원이 있다면, 위 여섯 항목을 놓고 한 명씩 표시해 보시는 것부터 시작하십시오. 절반 이상에 해당한다면 계약 형태를 바꾸거나 운영 방식을 바꾸거나 둘 중 하나를 결정하셔야 합니다. 이 판단은 금액이 크고 되돌리기 어려워서, 세무 담당과 노무 담당 양쪽에 한 번씩 확인받는 편이 좋습니다.

PT 인센티브는 어떻게 적어야 나중에 다투지 않을까

헬스장 근로계약에서 실제로 소송까지 가는 항목은 기본급이 아니라 인센티브입니다. 기본급은 숫자가 하나라 다툴 게 없지만, 인센티브는 계산 방식이 여러 갈래이기 때문입니다.

계약서에 "PT 매출의 일정 비율"이라고만 적혀 있으면 아래가 전부 미정 상태입니다.

네 번째 줄은 특히 조심하셔야 합니다. 이미 지급한 인센티브를 환불이 생겼다는 이유로 다음 달 급여에서 임의로 빼는 처리는, 임금 전액지급 원칙과 충돌할 소지가 있습니다. 뺏어오는 구조가 아니라 애초에 안 얹어주는 구조로 설계하는 게 안전합니다. 예를 들어 결제 시점이 아니라 수업이 실제로 진행된 회차를 기준으로 삼으면, 환불된 세션은 애초에 산정 대상에 들어오지 않습니다.

인센티브 비율 자체를 어떻게 잡아야 사람이 남고 매장도 남는지는 트레이너 급여 구조 편에서 따로 다뤘습니다. 이 글의 범위는 그 구조를 문장으로 어떻게 고정하느냐입니다.

한 가지 더. 인센티브가 매달 고정적으로 나가는 형태라면, 그 성격이 무엇이냐에 따라 퇴직금 산정에 들어갈 수 있습니다. 퇴직금은 평균임금으로 계산하는데 평균임금에 무엇이 포함되는지는 사안마다 갈립니다. 인원이 여러 명이고 인센티브 비중이 크다면, 계약서 문구를 확정하기 전에 한 번 검토받아 두시는 편이 낫습니다.

수습과 해고 예고는 어떻게 정해둬야 할까

수습은 "일단 써보고 아니면 자른다"는 뜻이 아닙니다. 계약서에 수습 기간과 적용 조건이 적혀 있어야 수습으로 인정되고, 적혀 있지 않으면 첫날부터 정식 근로로 봅니다.

• 수습 기간은 통상 3개월 이내로 정합니다. 기간과 시작·종료일을 계약서에 명시합니다
• 1년 이상 근로계약을 맺고 3개월 이내 수습인 경우, 최저임금보다 일정 비율 낮게 지급할 수 있는 예외가 있습니다. 다만 단순노무 업무에 종사하는 근로자는 이 감액이 제한되므로, 데스크 업무 구성에 따라 적용되지 않을 수 있습니다
• 수습 기간이라도 4대보험 가입과 근로계약서 작성 의무는 그대로입니다
• 수습 종료 시 평가한다면, 무엇을 평가하는지 기준을 미리 적어둡니다

해고 예고도 같이 정리해 두시는 게 좋습니다. 계속 근로한 기간이 3개월 이상인 직원을 내보낼 때는 30일 전에 예고하거나, 30일분 이상의 통상임금을 지급해야 합니다. 이건 5인 미만 매장에도 적용됩니다. 5인 이상이라면 여기에 더해 해고에 정당한 이유가 있어야 하고, 부당해고 구제신청 대상이 됩니다.

반대 방향, 즉 직원이 그만둘 때의 통보 기간도 계약서에 넣어두십시오. 법으로 강제되는 기간이 있는 건 아니지만, "사직 시 30일 전 통보"처럼 적어두면 최소한 기준선이 생깁니다. 트레이너 퇴사는 회원 인계까지 이어지는 문제라, 통보 기간이 없으면 매장이 준비할 시간을 못 얻습니다.

매장 규정에는 무엇을 넣어야 할까

근로계약서가 개인과 매장 사이의 약속이라면, 매장 규정은 모두에게 똑같이 적용되는 기준입니다. 상시 10인 이상이면 취업규칙을 작성해 신고할 의무가 있고, 그 미만이라도 규정을 만들어 두면 "저 사람은 봐주고 나는 왜"라는 말이 줄어듭니다.

헬스장에서 실제로 필요한 항목은 대체로 이렇습니다.

이 중 개인정보와 겸업 두 줄은 반드시 넣으시기 바랍니다. 회원 연락처를 개인 휴대폰으로만 관리하다가 퇴사와 함께 사라지는 일, 매장 회원을 데리고 외부에서 수업하는 일이 이 두 조항 없이는 정리되지 않습니다. 다만 겸업이나 경업을 지나치게 넓게 금지하는 조항은 직업 선택의 자유와 충돌해 그대로 인정되지 않을 수 있으므로, 금지가 아니라 사전 승인 절차로 설계하는 편이 현실적입니다.

규정을 만들었다면 게시하거나 공유해서 직원이 언제든 볼 수 있어야 합니다. 원장님 컴퓨터 폴더에만 있는 규정은 적용하기 어렵습니다. 데스크 업무를 매뉴얼로 어떻게 정리하는지는 데스크 응대 매뉴얼 편에서 다뤘는데, 그 문서와 매장 규정은 성격이 다릅니다. 매뉴얼은 일하는 방법이고, 규정은 지켜야 할 선입니다.

이미 계약서 없이 일하고 있는 직원은 어떻게 해야 할까

가장 많이 받는 질문이고, 답은 간단합니다. 지금이라도 씁니다.

늦게 쓰는 것이 안 쓰는 것보다 불리해지지는 않습니다. 다만 몇 가지 요령이 있습니다.

1. 한 명씩 따로 부르지 말고 전 직원 대상으로 동시에 진행하십시오. 한 사람만 부르면 "나를 정리하려나" 하는 신호로 읽힙니다
2. 이유를 설명하십시오. "근로계약서는 원래 써야 하는 문서이고, 서로 기준을 맞춰두려고 정비한다"면 충분합니다
3. 현재 조건을 그대로 문서화하는 것부터 시작하십시오. 계약서를 쓰는 김에 조건을 불리하게 바꾸면 그때부터 협상이 됩니다. 근로조건을 낮추는 변경은 원칙적으로 동의가 필요합니다
4. 인센티브처럼 그동안 애매했던 항목은, 문서화하면서 기준을 처음으로 명확히 잡는 기회로 쓰십시오
5. 2부를 만들어 서명하고 1부를 실제로 건네십시오. 교부까지가 의무입니다

그리고 한 번 쓰고 끝이 아닙니다. 급여가 오르거나, 담당 업무가 바뀌거나, 근무 요일이 달라지면 변경된 내용으로 다시 작성해야 합니다. 매년 최저임금이 바뀌므로 최저임금 근처 급여를 지급하고 있다면 해마다 점검하셔야 하고, 고시되는 금액은 매년 달라지니 그해 기준을 직접 확인하십시오.

작성한 근로계약서와 임금대장 같은 서류는 근로관계가 끝난 뒤에도 일정 기간 보존해야 합니다. 통상 3년이 기준입니다. 퇴사했다고 바로 파기하면, 몇 달 뒤 진정이 들어왔을 때 반박할 자료가 없어집니다.

이 일을 원장이 다 해야 할까

솔직히 말씀드리면 양이 많습니다. 계약서 양식, 매장 규정, 임금대장, 4대보험 신고, 인센티브 산정식까지 처음부터 혼자 만들면 시간이 꽤 들고, 잘못 만들면 안 만든 것보다 나쁠 수도 있습니다. 조항 하나가 무효로 판단되면 그 조항을 근거로 해온 운영 전부가 흔들리기 때문입니다.

현실적인 방법은 틀을 한 번 제대로 잡고, 이후 운영은 매장에서 하는 것입니다. 계약서와 규정 양식을 한 번 만들어 두면 다음 채용부터는 이름과 조건만 바꿔 쓰면 됩니다. 처음 한 번을 외부의 도움을 받아 만드는 곳이 늘고 있는 것도 이 때문입니다.

인사 체계 전체를 어떤 순서로 갖춰야 하는지는 피트니스 센터 인사관리 편에 정리해 뒀습니다. 헬스장 근로계약은 그 순서에서 가장 앞에 오는 칸입니다. 채용 단계에서 무엇을 보고 사람을 고르는지는 트레이너 채용 신호 편에서 다뤘는데, 좋은 사람을 뽑는 일과 그 사람과의 관계를 문서로 정리해 두는 일은 별개이고 둘 다 필요합니다.

자주 묻는 질문

정리

• 근로계약서는 분쟁에서 이기려고 쓰는 문서가 아니라, 안 쓰면 그 자체가 위반인 문서입니다
• 체크리스트의 첫 칸은 항목이 아니라 상시 근로자 수입니다. 아르바이트를 빼고 세다가 5인 기준을 잘못 잡습니다
• 현장에서 실제로 다투는 두 줄은 소정근로시간과 임금 계산방법입니다. 시각과 산정식을 특정하십시오
• 3.3% 프리랜서 처리는 계약 이름이 아니라 실제 운영 방식으로 판단됩니다. 둘을 일치시키셔야 합니다
• 인센티브는 빼앗아 오는 구조가 아니라 애초에 얹지 않는 구조로 설계해야 임금 공제 문제를 피합니다
• 계약서는 2부 작성·1부 교부로 끝나고, 조건이 바뀌면 다시 씁니다. 서류는 3년 보존이 기준입니다

지금 매장에서 일하는 사람 수를 정확히 세어 보시고, 그중 서명된 근로계약서 사본을 직원 본인이 가지고 있는 사람이 몇 명인지 헤아려 보십시오. 두 숫자가 다르다면, 이번 주에 할 일은 그 차이를 0으로 만드는 것입니다.